Privacyverklaring

1. Verantwoordelijke partij

Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking op dit platform is:

TRIMOSA Apartments & Homes eGbR
Feldkirchener Str. 18a
85622 Weißenfeld
E-mail: mail@trimosa.de

De verantwoordelijke partij is de natuurlijke of rechtspersoon die alleen of samen met anderen beslist over de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens.

2. Algemene opmerkingen en juridische grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Duitse Wet gegevensbescherming (BDSG). De juridische grondslagen voor de verwerking zijn afhankelijk van het doel: de vervulling van een contract of precontractuele maatregelen (Art. 6 lid 1 lit. b AVG), de vervulling van wettelijke verplichtingen (Art. 6 lid 1 lit. c AVG), uw toestemming (Art. 6 lid 1 lit. a AVG) en onze gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed functionerende werking van het platform (Art. 6 lid 1 lit. f AVG).

Gegevensoverdracht op het internet (bijvoorbeeld bij communicatie per e-mail) kan beveiligingslekken hebben. Volledige bescherming van gegevens tegen toegang door derden is niet mogelijk. Deze website gebruikt TLS-versleuteling ter bescherming van overdracht (herkenbaar aan "https://" en het slotsymbool in de browser).

3. Hosting en beschikbaarstelling (Vercel)

Dit platform wordt gehost bij Vercel Inc. (USA). Bij het openen van de website worden technisch noodzakelijke gegevens (onder andere IP-adres, datum en tijd van toegang, opgeroepen pagina, browsertype en besturingssysteem) verwerkt in server-logbestanden om de verzending van de pagina te garanderen en de technische beveiliging te waarborgen. De juridische grondslag is artikel 6 lid 1 onder f GDPR. Gegevens worden naar de USA overgebracht; dit is gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Ter verbetering van ons aanbod gebruiken we ook Vercel Web Analytics, een privacy-vriendelijke bereiksmeting. Hierbij worden geen cookies ingesteld, worden geen apparaatoverschrijdende profielen gemaakt en worden IP-adressen niet permanent opgeslagen; de evaluatie gebeurt geanonimiseerd (bijvoorbeeld paginaweergaven, herkomstland, apparaattype). De juridische grondslag is artikel 6 lid 1 onder f GDPR (gerechtvaardigd belang bij statistische evaluatie van het gebruik zonder inbreuk op privacy).

4. Database, aanmelding en opslag (Supabase)

Voor gebruikersaccounts, aanmelding, database en bestandopslag (bijvoorbeeld profiel- en objectfoto's) gebruiken we Supabase (Supabase Inc., USA). De gegevens worden opgeslagen in een datacentrum binnen de Europese Unie (regio Frankfurt, Duitsland). De juridische grondslag is nakoming van het contract (artikel 6 lid 1 onder b GDPR) evenals ons gerechtvaardigd belang in veilige werking (artikel 6 lid 1 onder f GDPR).

Voor aanmelding worden technisch noodzakelijke cookies ingesteld die uw sessie onderhouden (zie sectie "Cookies").

5. Registratie en gebruikersaccount

Bij registratie verzamelen we de gegevens die nodig zijn voor accountbeheer en boeking: naam of bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, gekozen weergavenaam en – voor bedrijven – het btw-identificatienummer. Voor gebruikers met gastfunctie kunnen aanvullend facturerings- en bankgegevens (onder andere IBAN, BIC) worden verwerkt voor zover dit nodig is voor uitbetalingen en facturering. De juridische grondslag is artikel 6 lid 1 onder b GDPR.

6. Boeking en Channel-Manager (Smoobu)

Voor het beheer van beschikbaarheid, prijzen en reserveringen en voor synchronisatie met aangesloten boekingskanalen gebruiken we de channel-manager Smoobu (Smoobu GmbH, Berlijn, Duitsland). Bij een boeking worden de gegevens die nodig zijn voor de reservering (onder andere naam, contactgegevens, aan- en afreisdatum, aantal gasten) naar Smoobu verzonden en – voor zover een accommodatie ook via externe boekingsportals wordt aangeboden – vergeleken met deze kanalen om dubbele boekingen te voorkomen. De juridische grondslag is nakoming van het contract (artikel 6 lid 1 onder b GDPR).

Voor toegang tot de accommodatie gebruiken we elektronische deursloten van Nuki Home Solutions GmbH (Graz, Oostenrijk). Voor het verstrekken van een persoonlijke toegangscode voor de verblijfsperiode verzenden we aan Nuki uitsluitend de geldigheidsperiode van de code en een intern boekingnummer – geen naam en geen contactgegevens van de gast. De juridische grondslag is nakoming van het contract (artikel 6 lid 1 onder b GDPR).

7. Betalingsafhandeling (Stripe)

Betalingen worden afgehandeld via de betalingsdienstleverancier Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Ierland; eventueel met medewerking van Stripe, Inc., USA). Voor de afhandeling van een betaling worden de vereiste betalings- en ordergegevens (onder meer naam, bedrag, betalingsmiddelgegevens) rechtstreeks aan Stripe doorgegeven en daar verwerkt. Wij ontvangen en slaan zelf geen volledige creditcardgegevens op. De rechtsgrondslag is de uitvoering van het contract (art. 6 lid 1 onder b AVG). Gegevens kunnen naar de USA worden doorgegeven, wat gebaseerd is op de standaardcontractbepalingen van de EU-Commissie. Meer informatie: stripe.com/de/privacy.

8. E-mailversand (Resend)

Voor het verzenden van transactionele e-mails (bijvoorbeeld boekinbevestigingen) gebruiken wij de dienst Resend (USA). Hierbij worden het e-mailadres van de ontvanger en de inhoudgegevens die voor verzending nodig zijn verwerkt. De rechtsgrondslag is de uitvoering van het contract (art. 6 lid 1 onder b AVG) respectievelijk ons gerechtvaardigd belang bij betrouwbare communicatie (art. 6 lid 1 onder f AVG). Gegevensoverdracht naar de USA is gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de EU-Commissie.

9. Kaartweergave (CARTO, OpenStreetMap, Google Maps)

Voor de weergave van de ligging van accommodaties gebruiken wij kaartdiensten. Onze kaarten gebruiken kaarttegels van CARTO (CartoDB Inc., USA) op basis van OpenStreetMap-gegevens; als alternatief kunnen de tegels worden geladen via de tegelservice van de OpenStreetMap Foundation (Verenigd Koninkrijk). Op detailpagina's kan aanvullend een kaart worden weergegeven die via Google Maps (Google Ireland Limited, Ierland) is ingebed. Wanneer de kaarten worden geladen, wordt uw IP-adres aan de desbetreffende aanbieder doorgegeven, wat technisch noodzakelijk is om de kaart af te leveren. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang in een aantrekkelijke locatieweergave (art. 6 lid 1 onder f AVG).

10. Ingebedde fietstochten (Komoot)

Op onze regiospagina's bieden wij ter inspiratie geselecteerde fietstochten van de dienst Komoot (komoot GmbH, Friedrich-Ebert-Straße 28, 14469 Potsdam, Duitsland) aan. Deze inhoud wordt op een privacyvriendelijke manier ingebed als zogenaamde twee-klikoplossing: Wanneer u de pagina bezoekt, wordt eerst alleen een lokale placeholder weergegeven en vindt er geen verbinding met Komoot plaats. Pas wanneer u actief op "Tour laden" klikt, wordt de interactieve tourkaart van komoot.com geladen; hierbij wordt uw IP-adres aan Komoot doorgegeven en kan Komoot eigen cookies instellen. De rechtsgrondslag is uw toestemming door op de knop te klikken (art. 6 lid 1 onder a AVG). Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van Komoot.

11. Weergave van gastbeoordelingen van externe platforms

Op onze accommodatiepagina's tonen wij gastbeoordelingen die gasten openbaar hebben gepubliceerd op boeking­platforms (Airbnb, Booking.com, FeWo-direkt/Vrbo) en bij Google. Hierbij nemen wij de daar openbaar beschikbare gegevens (voornaam respectievelijk weergegeven naam, eventueel profielfoto, beoordelingstekst, sterrenbeoordeling en datum) over in onze database en presenteren deze gebundeld met bronvermelding. Google-beoordelingen verkrijgen wij via de officiële interface van Google (Places API); beoordelingen van andere platforms worden via de technische dienstleverancier Apify Technologies s.r.o. (Praag, Tsjechische Republiek, EU) uit de openbaar toegankelijke pagina's uitgelezen. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang in een transparante weergave van de kwaliteit van onze accommodaties op basis van reeds openbaar beschikbare beoordelingen (art. 6 lid 1 onder f AVG). Als beoordelende persoon kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen de weergave van uw beoordeling op onze pagina (art. 21 AVG) – een informeel bericht aan mail@trimosa.de volstaat; wij verwijderen de beoordeling dan onmiddellijk.

12. KI-gestuurde verwerking van berichten en teksten

Om gasten uit verschillende landen betrouwbaar te ondersteunen, maken we gebruik van KI-ondersteuning. Hiermee vertalen we inkomende en uitgaande berichten automatisch (zodat u in uw eigen taal kunt schrijven en wij in uw taal kunnen antwoorden), stellen we antwoordsuggesties voor ons team op, vatten we gepubliceerde gastbeoordelingen samen, leiden we daar verbeteringsmaatregelen voor onze accommodaties uit af en lezen we de benodigde gegevens uit verzonden boeking- of factuure-mails. Hierbij worden de inhoud van uw berichten en e-mails aan ons, uw naam resp. weergavenaam en gegevens over uw boeking (accommodatie, periode, aantal personen) verwerkt.

De dienstverlener is Anthropic PBC (San Francisco, USA), die de inhoud als contractverwerker volgens onze instructies verwerkt; volgens de aanbieder worden via de gebruikte programmeerinterfase verzonden inhoud niet gebruikt voor training van de KI-modellen. Voor gegevensoverdracht naar derde landen zie paragraaf 18. De rechtsgrondslag is de uitvoering van de logiesovereenkomst inclusief communicatie met u (art. 6 lid 1 lit. b GDPR) alsmede ons gerechtvaardigd belang in begrijpelijke, snelle ondersteuning en kwaliteitsbewaking van onze accommodaties (art. 6 lid 1 lit. f GDPR).

Eenvoudige berichten (bijvoorbeeld dank, vragen over WiFi, check-in-tijden, parkeren of faciliteiten, of het meedelen van uw aankomsttijd) beantwoordt ons systeem gedeeltelijk automatisch: de KI formuleert het antwoord uitsluitend op basis van informatie over uw accommodatie en boeking, een tweede KI-model controleert het, en ons team wordt voor verzending geïnformeerd en kan het antwoord binnen 15 minuten wijzigen of blokkeren. Beslissingen met juridische gevolgen voor u – zoals over prijzen, annuleringen, terugbetalingen, boekingswijzigingen of klachten – worden altijd door een persoon genomen; een geautomatiseerde beslissing in de zin van art. 22 GDPR vindt niet plaats. Automatisch verzonden servicegerichten zijn overigens gebaseerd op door ons zelf opgestelde sjablonen. U kunt tegen de verwerking volgens art. 21 GDPR bezwaar maken; een informeel bericht aan mail@trimosa.de volstaat – wij ondersteunen u dan zonder KI-ondersteuning.

13. Telefonische KI-assistente

Als u ons servicenummer belt, wordt het gesprek aangenomen door een KI-gestuurde assistente. Deze wijst aan het begin van het gesprek uitdrukkelijk op het feit dat het om een digitale assistente gaat. Hierbij worden uw telefoonnummer (voor zover verzonden – we gebruiken het uitsluitend om uw verzoek aan uw boeking toe te wijzen), de inhoud van het gesprek en een daaruit opgestelde tekstversie (transcript) en samenvatting verwerkt. Als u verzoekt een bericht voor het team achter te laten, slaan we dit bericht samen met uw naam en uw verzoek op.

Voor telefonie en spraakverwerking gebruiken we Twilio Inc. (USA) en ElevenLabs Inc. (USA); de evaluatie van het gesprek achteraf (samenvatting, toewijzing aan boeking) vindt plaats via Anthropic PBC (USA). Deze aanbieders verwerken de gegevens uitsluitend als contractverwerkersvolgens onze instructies; voor gegevensoverdracht naar derde landen zie paragraaf 18. De rechtsgrondslag is bij bestaande boekingen de uitvoering van de logiesovereenkomst (art. 6 lid 1 lit. b GDPR), verder ons gerechtvaardigd belang in telefonische bereikbaarheid rond de klok (art. 6 lid 1 lit. f GDPR).

We gebruiken gespreksprotocollen om uw verzoek af te handelen en de antwoordkwaliteit van onze assistente te verbeteren; hieruit worden vakkundige aanwijzingen afgeleid (bijvoorbeeld hoe veelgestelde vragen te beantwoorden) – toegangscodes en persoonsgegevens worden niet in deze evaluatie opgenomen. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of profilering plaats. Als u liever niet met een KI spreekt, bereikt u ons altijd per e-mail op mail@trimosa.de of kunt u in het gesprek om een terugbel van een teamlid vragen. U kunt zich tegen de verwerking conform art. 21 GDPR verzetten en verwijdering van het gespreksprotocol eisen.

14. Cookies

We gebruiken uitsluitend technisch noodzakelijke cookies die nodig zijn voor aanmelding en instandhouding van uw sessie. Deze cookies hebben geen toestemming nodig; de rechtsgrondslag is § 25 lid 2 TTDSG in combinatie met art. 6 lid 1 lit. f resp. lit. b GDPR. We gebruiken geen analyse-, tracking- of marketingcookies.

15. Bescherming tegen misbruik (Rate-Limiting)

Ter bescherming tegen geautomatiseerd misbruik (bijvoorbeeld massale registratie- of boekingspogingen) slaan wij bij bepaalde aanvragen tijdelijk een telscore op in verband met uw IP-adres respectievelijk uw gebruikersidentificatie. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt ter afwering van misbruik en worden regelmatig verwijderd. Rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij de veiligheid van het platform (art. 6 lid 1 onder f AVG).

16. Opslagduur

Wij slaan persoonsgegevens alleen op zolang als nodig voor de genoemde doeleinden of voor zover wettelijke bewaartermijnen (in het bijzonder handels- en belastingrechtelijke termijnen van maximaal tien jaar) dit voorschrijven. Daarna worden de gegevens verwijderd.

17. Uw rechten

U hebt volgens de wettelijke bepalingen te allen tijde het recht op kosteloos inzage in uw opgeslagen persoonsgegevens (art. 15 AVG), op rectificatie (art. 16 AVG), op verwijdering (art. 17 AVG), op beperking van verwerking (art. 18 AVG), op gegevensportabiliteit (art. 20 AVG) alsmede een recht van bezwaar tegen verwerking (art. 21 AVG). Een gegeven toestemming kunt u te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken. Hiertoe en voor verdere vragen kunt u zich te allen tijde tot mail@trimosa.de wenden.

U hebt voorts het recht een klacht in te dienen bij een autoriteit voor gegevensbescherming, met name in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats waar de vermoedelijke inbreuk plaatsvond.

18. Gegevensovermitteling naar derde landen

Sommige van de gebruikte diensten (onder meer Vercel, Stripe, Resend, Google, CARTO, Anthropic, Twilio, ElevenLabs) kunnen persoonsgegevens overdragen naar landen buiten de EU/EER – met name naar de Verenigde Staten. In deze landen bestaat mogelijk geen gegevensbeschermingsniveau dat vergelijkbaar is met dat van de EU. Voor zover een dergelijke overdracht plaatsvindt, wordt deze gebaseerd op passende waarborgen, met name de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.